Das Wichtigste in Kürze

Arbeitgebertyp:

Öffentlicher Betrieb und Verwaltung

Branche:

Organisation

Anzahl der Mitarbeiter*innen:

insgesamt circa 13.500, im Inland circa 3.100

Beschwerdestruktur:

seit 2006

Weitere Maßnahmen / Strukturen:

Psychosozialer Dienst, Mediationsteam, Gleichstellungsbeauftragte, Vertrauensperson der Menschen mit Schwerbehinderung

Good Practice-Fokus:

• Ansiedlung bei der Zentralabteilung, die mehrere Aufgaben im Bereich Antidiskriminierung vereint
• Mitarbeitende im Ausland haben in Diskriminierungsfällen Möglichkeiten der Beschwerde
• Das Verfahren ist klar geregelt und gut kommuniziert
• Hohe Transparenz und gründliche Dokumentation des Verfahrens stellen faire Bedingungen her

Kurzbeschreibung des Akteurs

Das Auswärtige Amt ist als Ministerium der Bundesrepublik Deutschland eine oberste Bundesbehörde. In der Zentrale des Auswärtigen Amts sowie an den über 220 deutschen Auslandsvertretungen weltweit arbeiten rund 13.500 Mitarbeitende, darunter rund 6.000 lokal Beschäftigte, die dauerhaft an den Auslandsvertretungen tätig sind.

Gesprächspartner*innen

Das Reflexionsgespräch wurde mit einem Mitarbeiter für die Beschwerdestelle geführt.

Aufbau der Beschwerdestruktur

Seit 2006 existiert eine AGG-Beschwerdestelle im Auswärtigen Amt. Vor der Gründung des Referats „Geschlechtergerechtigkeit und Diversität“ im Sommer 2022 waren die Zuständigkeiten für sexuelle Belästigung, Diskriminierung und Mobbing bei unterschiedlichen Referaten angesiedelt. Mit der Gründung des Referats wurden die Zuständigkeiten gebündelt und die Beschwerdewege vereinheitlicht. Zudem wurden an allen Auslandsvertretungen eigene Beschwerdestellen eingerichtet.

Das Referat in der Zentrale wird von der Beauftragten für Geschlechtergerechtigkeit und Diversität geleitet. Es ist in der Zentralabteilung des Auswärtigen Amts angesiedelt und direkt der Abteilungsleitung zugeordnet, um die Bedeutung der Querschnittsthemen Gleichstellung, Diversität, Inklusion und Antidiskriminierung zu unterstreichen. Es ist unter anderem für die Bearbeitung von Beschwerden von im Inland tätigen Beschäftigten und die Konzipierung von Maßnahmen zur Prävention gegen Diskriminierung, sexuelle Belästigung und Mobbing zuständig. Zudem beaufsichtigt und berät es die Beschwerdestellen an den Auslandsvertretungen.

Die Beschwerdestelle in der Zentrale des Auswärtigen Amts ist mit fünf Personen besetzt, darunter zwei Angehörigen des höheren und zwei Angehörigen des gehobenen Dienstes. In der Regel werden Beschwerden von jeweils zwei Personen in einer geschlechterparitätischen Besetzung bearbeitet. Eine von ihnen ist Volljurist*in. Die Beschwerdestelle wurde bislang mit Mitarbeitenden besetzt, die der Rotationslaufbahn angehören. Ab 2025 wird die Beschwerdestelle mit Expert* innen besetzt werden, die nicht der Rotation angehören. Es gibt insgesamt drei Runderlasse zu den Themen sexuelle Belästigung, Mobbing und Diskriminierung. Die Runderlasse liegen in mehr als acht Sprachen vor. In ihnen sind die Beschwerdestelle und das Verfahren sehr detailliert beschrieben. Die Runderlasse sind allen Mitarbeitenden bekannt, jederzeit einsehbar und für alle bindend. Verstöße gegen die Runderlasse werden sanktioniert.

Good Practice-Fokus und praktische Erfahrungen

Ansiedlung und strukturelle Einbindung

Das Referat für Geschlechtergerechtigkeit und Diversität hat folgende Zuständigkeiten:

• Die Konzeption und die Koordinierung von Maßnahmen zur Förderung von Gleichstellung, Diversität und Inklusion
• Die Bearbeitung von Beschwerden von im Inland tätigen Mitarbeitenden und Aufsicht der Beschwerdestellen im Ausland
• Die Konzeption von Maßnahmen zur Prävention gegen Diskriminierung, sexuelle Belästigung und Mobbing

Mit fünf Mitarbeitenden bestehen ausreichend zeitliche und personelle Ressourcen für alle Aufgaben im Zusammenhang mit der AGG-Beschwerdestelle. Ein Vorteil dieser strukturellen Aufstellung ist, dass die Erfahrungen aus den Beschwerdeverfahren bei der Konzeption präventiver Maßnahmen berücksichtigt werden. Zudem wird durch diese Struktur die Unabhängigkeit der Beschwerdestelle sichergestellt, was die Glaubwürdigkeit der Beschwerdestelle steigert und die Hemmschwelle für die Beschäftigten senkt, sich zu beschweren.

An den Auslandsvertretungen wird die Aufgabe der Beschwerdestelle von den stellvertretenden Leiter*innen wahrgenommen. Diese unterrichten die Belegschaft an den Auslandsvertretungen einmal jährlich über die Runderlasse und damit auch über das Beschwerdeverfahren. Um die Hemmschwelle für Beschäftigte zu senken, sich zu beschweren, sind die stellvertretenden Leiter* innen aufgefordert, sich bei der Wahrnehmung ihrer Aufgabe von einer anderen an der Auslandsvertretung tätigen Person, idealerweise mit unterschiedlichem Geschlecht, unterstützen zu lassen.

Verfahren

Die Verfahrensschritte sind in einem sogenannten Runderlass geregelt. Vor Einlegung einer Beschwerde können sich Beschäftigte von der psychosozialen Beratungsstelle beraten lassen. Diese ist zur Vertraulichkeit verpflichtet, auch gegenüber Beschwerdestelle und Personalabteilung.

Nach Einlegung einer Beschwerde wird geprüft, ob die Schilderungen der beschwerdeführenden Person eine Benachteiligung im Sinne des AGG darstellen. Ist dies nicht der Fall, wird die Person hierüber unterrichtet und das Beschwerdeverfahren beendet.

Die Beschwerdestelle ist während des gesamten Verfahrens zur Vertraulichkeit und Verschwiegenheit verpflichtet. Sofern zur Klärung von Rechts- und Sachverhaltsfragen andere Arbeitseinheiten um Auskunft und Klärung gebeten werden müssen, unterrichtet die Beschwerdestelle diese, soweit möglich, anonymisiert und auf das Notwendige beschränkt. Das Gebot der Vertraulichkeit gilt nicht gegenüber der Dienststellenleitung sowie der Leitung der Zentralabteilung beziehungsweise an den Auslandsvertretungen gegenüber der Leitung. Eine einmal eingelegte Beschwerde kann von der beschwerdeführenden Person nicht einseitig zurückgezogen werden.

Anhörungen und Befragungen im Rahmen von Beschwerdeverfahren werden protokolliert. Nach Genehmigung des Protokolls durch die beschwerdeführende Person gilt die Beschwerde als formal eingelegt. In einem zweiten Schritt wird die Person angehört, gegen die sich die Beschwerde richtet. Im Rahmen der Sachverhaltsaufklärung werden gegebenenfalls weitere Zeug*innen befragt. Am Verfahren beteiligte Personen werden ausdrücklich um Verschwiegenheit gebeten.

Eine Verpflichtung lässt sich aus Sicht des Auswärtigen Amts arbeits- beziehungsweise dienstrechtlich nicht durchsetzen.

Nach Abschluss der Sachverhaltsprüfung wird den Verfahrensbeteiligten, das heißt der beschwerdeführenden Person und der Person, gegen die sich die Beschwerde richtet, das Ergebnis der Prüfung in einem schriftlichen Vermerk übermittelt. Zusätzlich erläutert die Beschwerdestelle der beschwerdeführenden Person die Entscheidungsgründe in einem mündlichen Gespräch. Dieses Vorgehen steigert die Akzeptanz und schafft Verständnis für die Entscheidung.

Sofern sich der Vorwurf bestätigt, wird der Vermerk in der Regel auch dem Personalreferat der Person, gegen die sich die Beschwerde gerichtet hat, übermittelt.

Die Beschwerdestelle kann den Personalreferaten Handlungsvorschläge für dienst- und arbeitsrechtliche sowie personalwirtschaftliche Maßnahmen unterbreiten. Die Personalreferate setzen die Maßnahmen in eigener Verantwortung um und unterrichten die Beschwerdestelle hierüber.

Um sicherzustellen, dass das Maßregelungsverbot eingehalten wird, wird der Hinweis darauf in Gespräche und Vermerke aufgenommen. Beteiligte werden darauf hingewiesen, dass sie sich erneut an die Beschwerdestelle wenden können, falls gegen das Maßregelungsverbot verstoßen werden sollte.

Mitarbeitende im Ausland

Um auch seine Beschäftigten im Ausland umfassend vor Diskriminierung im Sinne des AGG zu schützen und eine Gleichbehandlung von entsandten und lokal Beschäftigten sicherzustellen, hat das Auswärtige Amt an jeder Auslandsvertretung die stellvertretenden Leiter*innen als Ansprechpersonen benannt, an die sich Beschäftigte im Falle einer Diskriminierung oder sexuellen Belästigung wenden können. Diese Ansprechpersonen üben eine vergleichbare Funktion wie die AGGBeschwerdestelle im Inland aus und orientieren sich bei ihrer Tätigkeit an den Leitgedanken des AGG.

Im Falle einer Beschwerde bei einer der Ansprechpersonen im Ausland unterrichtet diese die Beschwerdestelle in der Zentrale des Auswärtigen Amts. Diese berät die Ansprechperson bei der Prüfung der Beschwerde und stellt sicher, dass Vorwürfen nachgegangen wird. In Fällen, in denen sich die Beschwerde gegen die Ansprechperson richtet, übernimmt die Beschwerdestelle in der Zentrale die Durchführung des Verfahrens.

Die Bearbeitung von Beschwerden durch Ansprechpersonen vor Ort trägt zu einer zügigen Durchführung des Verfahrens bei. Zudem fließen vor Ort vorhandene Kenntnisse in das Verfahren ein und ermöglichen eine umfassendere Bewertung des Sachverhalts.

Um sicherzustellen, dass alle Beschäftigten im Ausland über Beschwerdestellen und Beschwerdewege informiert sind, erfolgt einmal jährlich vor Ort eine Belehrung der Belegschaft. Zusätzlich reisen in regelmäßigen Abständen Teams aus der Zentrale des Auswärtigen Amts an die Auslandsvertretungen, um diese zu inspizieren. Im Rahmen dieser Inspektionen werden auch AGG-Themen besprochen.

Da die Arbeitsverträge mit den lokal beschäftigten Mitarbeitenden nach Ortsrecht abgeschlossen werden, findet das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz im Verhältnis zu den lokal Beschäftigten zwar keine Anwendung. Dennoch stehen die Beschwerdemöglichkeiten auch den lokal Beschäf110 Auswärtiges Amt tigten offen; die Strukturen werden analog angewendet. Sofern jedoch das lokale Recht einschlägig ist, ist dieses anzuwenden. Dies kann zum Beispiel bei Beschwerden von lokal Beschäftigten untereinander der Fall sein. In jedem Fall können Maßnahmen angeordnet werden, die zukünftige Fälle verhindern sollen, wie zum Beispiel Fortbildungen. Die Beschwerdestelle in der Zentrale des Auswärtigen Amts erörtert in regelmäßigen Abständen mit den Vertrauenspersonen der lokal Beschäftigten den Diskriminierungsschutz an den Auslandsvertretungen.

Ergänzende Strukturen bei Nicht-Zuständigkeit

Wenn es sich bei geschilderten Fällen nicht um einen AGG-Fall handelt, wird das Verfahren an dieser Stelle beendet. Auch in diesen Konstellationen können Maßnahmen wie Sensibilisierungstrainings oder Mediation angeboten werden. Eine Anordnung dieser Maßnahmen gegen den Willen einer der beteiligten Personen ist jedoch nicht möglich. Der Psychosoziale Dienst steht den Mitarbeitenden des Auswärtigen Amts für vertrauliche Gespräche zur Verfügung. Für die Vertreter* innen der Beschwerdestelle bietet er Supervisionen an und begleitet sie bei schwierigen Fällen durch Coaching.

Wichtig ist auch, dass ein Beschwerdeverfahren nicht in jeder Konstellation das Ziel erreichen kann, das die beschwerdeführende Person im Sinn hat. Sofern das Ziel ist, gegenseitiges Verständnis und positive Verhaltensänderungen zu erwirken sowie einer weiteren Eskalation entgegenzuwirken, kann es im Einzelfall für die betroffene Person vorteilhafter sein, die Gleichstellungsbeauftragte, die Vertrauensperson der Menschen mit Schwerbehinderung, die Psychosoziale Beratungsstelle oder das Mediationsteam zu befassen. Es sollte daher sichergestellt werden, dass Mitarbeitende, die an die Einlegung einer Beschwerde denken, sich vor Einlegung der Beschwerde ausführlich beraten lassen können.

Tipps für die Übertragung

Der Vertreter der Beschwerdestelle gibt anderen Organisationen mit auf den Weg, dass das Verfahren selbst klar geregelt und transparent gestaltet sein soll. Die direkte, mündliche Kommunikation mit möglichst allen beteiligten Personen ist überaus wichtig. Außerdem sollte sichergestellt werden, dass alle Mitarbeitenden über Beschwerdestellen und Beschwerdewege informiert sind.

Weiterhin sind ausreichende zeitliche und personelle Ressourcen ein wesentlicher Faktor für die gute Arbeit einer Beschwerdestelle. Sie senden zudem ein entsprechendes Signal an die Mitarbeitendenschaft, dass das Thema für die gesamte Organisation wichtig ist.

Eine klare Haltung gegen Diskriminierung der führenden Ebene und der Leitung sind ebenfalls sehr relevante Erfolgsfaktoren. Eine „Null-Toleranz-Politik“ bei Diskriminierung und Belästigung ist essenziell für die erfolgreiche Arbeit der Beschwerdestelle und bestimmt die Betriebskultur stark.